15 Okt 2025
TOP Week: Het kloppend hart van de Tilburgse studententijd
Elke zomer bruist Tilburg van energie wanneer de Tilburg Orientation Program, oftewel de TOP Week, van start gaat. de officiële introductieweek voor studenten van de Tilburgse universiteiten. Een week lang maken duizenden nieuwe studenten kennis met de stad, hun medestudenten, de universiteit en de vele verenigingen. Met zo’n 3.500 bezoekers per dag en een veelzijdig programma vol cultuur, feesten en ontmoetingen is het inmiddels uitgegroeid tot het grootste studentenevenement van de stad.
De eerste editie vond plaats in 1981, toen nog onder de naam TIK-week (Tilburgse Introductie Kommissie), bedacht door twee enthousiaste initiatiefnemers. Sindsdien is het evenement uitgegroeid tot een begrip, met als jaarlijks hoogtepunt de cantus: een massaal zangfestijn waarbij bier rijkelijk vloeit en de cantusband toeziet op het verloop. Dit jaar vond de cantus plaats op de ijsbaan een vertrouwde traditie op een verrassende nieuwe locatie.
Cas Bogaers
Bestuur TOP-week 2025
Leren door te doen
Aan het roer van dit immense evenement staat dit jaar Cas, voorzitter van de TOP Week. Hij is verantwoordelijk voor de interne aansturing en vormt de schakel tussen het bestuur, de commissies en de universiteit. Stakeholdermanagement is een belangrijk deel van zijn taak, net als het vertegenwoordigen van de organisatie naar buiten toe. Zo werd hij dit jaar zelfs door de radio geïnterviewd, mede vanwege de extra aandacht voor drugsgebruik.
Naast feesten en gezelligheid is er ook ruimte voor maatschappelijke thema’s. Zo werd vorig jaar voor het eerst de ‘consent tent’ geïntroduceerd, waar studenten leren over het belang van toestemming. Dit jaar lag de focus op het normaliseren van gesprekken over drugsgebruik en mentaal welzijn. Er waren workshops, een fotobooth en vertrouwenspersonen aanwezig om studenten een veilige omgeving te bieden.
Omdat de zomereditie meteen grootschalig is, organiseert de stichting in januari een kleinere wintereditie. Die dient als proeftuin: nieuwe ideeën en processen kunnen worden getest en verfijnd. Zo neemt het bestuur de opgedane ervaring mee naar de drukke zomerweek.
Cas begon zonder ervaring in evenementenorganisatie, maar leerde gaandeweg hoe complex zo’n groot project is. “Iedereen reageert anders op de druk,” vertelt hij. “De een controleert alles tot in detail en maakt lange dagen, de ander laat dingen meer op zich afkomen. "Ik heb van allebei een beetje.”
Creatief omgaan met uitdagingen
Het openingsfeest kreeg dit jaar een verrassende wending: in plaats van een optreden met luide muziek werd het een silent disco. Voor velen was dat nieuw, en ook voor de organisatie voelde het als een sprong in het diepe. De keuze was niet zomaar gemaakt. De vertrouwde locatie was in verbouwing, en andere plekken in de stad hadden te weinig geluidsdagen over. Dus moest er creatief worden gedacht.
“Het was best spannend,” vertelt Cas. “Je weet van tevoren niet of die koptelefoons goed werken en hoe mensen zullen reageren.” Toch bleek het een schot in de roos: bezoekers waren enthousiast, en de sfeer was onverwacht intiem.
Toch kent de organisatie ook uitdagingen. Het aantal deelnemers is sinds corona gedaald, mede doordat de universiteit minder inschrijvingen noteert. Omdat de eerste communicatie via de universiteit loopt, is die samenwerking cruciaal om zo veel mogelijk studenten te bereiken en de week financieel gezond te houden.
Achter de schermen gaat er bovendien weleens iets mis van te weinig personeel bij een bar tot een stroomuitval tijdens de wintereditie. “Het belangrijkste,” zegt Cas, “is dat studenten er niets van merken en gewoon een geweldige start van hun studententijd beleven.”
Technologie als stille kracht achter de TOP week
De organisatie werkt nauw samen met vaste partners, waaronder Tactile. Dit bedrijf verzorgt het betaalsysteem, de inschrijvingen, ticketing, eventapp, CRM-systeem en het dashboard. Dankzij deze integratie heeft het bestuur er tijdens de week zelf nauwelijks omkijken naar.
Studenten ontvangen een polsbandje dat toegang geeft tot alle evenementen, maar ook kan worden gebruikt om geld op te zetten en eten of drinken te kopen. Dat systeem blijkt niet alleen praktisch, maar ook veilig: minderjarigen gaan zorgvuldiger met hun bandje om, omdat ze het niet zomaar kunnen “kwijtraken” om een nieuw te krijgen. Bovendien bevat het bandje handige informatie, zoals leeftijd en eventuele allergieën, wat de organisatie helpt om verantwoord te plannen.
Het bijbehorende dashboard biedt vervolgens inzicht in bezoekersstromen, het aantal maaltijden dat wordt opgehaald en de omzet per bar, per evenement en in totaal. Die data leveren waardevolle lessen op voor toekomstige edities, al zijn ze tijdens het evenement zelf niet altijd direct toepasbaar.
Verleden en heden
Elk jaar opnieuw wordt een nieuw bestuur samengesteld. Dat proces begint al in het voorjaar, zodat opvolgers in de zomer kunnen meelopen. Vanaf oktober werken bestuursleden parttime, en vanaf januari zelfs fulltime. Toch is het steeds lastiger om geschikte kandidaten te vinden: de vergoeding is beperkt, terwijl de functie feitelijk een voltijdbaan is. Dit jaar lukte het uiteindelijk via LinkedIn om een volledig bestuur samen te stellen.
Voor Cas persoonlijk bracht het voorzitterschap een waardevolle les: leren omgaan met energie en balans. “Ik ben enthousiast en zet me vaak 200% in, maar dat houd je niet vol. Ik heb geleerd mijn energie beter te verdelen, iets wat ik zeker meeneem in mijn verdere carrière.”
