8 Feb 2024
Purple Festival: hoe blijf je ontwikkelen in de evenementenorganisatie van een festival met 10.000 bezoekers
Purple Festival is een eendaags festival in Tilburg dat jaarlijks plaatsvindt in de zomer. Het trekt zo'n 10 duizend bezoekers. Het festival markeert de afsluiting van de introductieweek voor veel nieuwe studenten van Fontys Hogeschool. Het evenement wordt mede georganiseerd door Montopinto, een evenementenbureau gevestigd in Tilburg. Zij organiseren jaarlijks ongeveer 200 evenementen, variërend van vergaderingen tot productlanceringen, inclusief introductieweken met onderdelen waar tot wel 10.000 mensen op afkomen.
In een exclusief gesprek met Rick Houweling, die zijn carrière begon als stagiair bij Montopinto en nu 8 jaar later als teamlead events fungeert, krijgen we een kijkje achter de schermen van de organisatie. Rick deelt zijn ervaringen en inzichten, en legt uit hoe de samenwerking met Tactile heeft bijgedragen aan het succes van dit sprankelende jaarlijkse evenement.
Rick Houweling
teamlead events
De samenwerking met Montopinto begon enkele jaren geleden, toen Tactile werd benaderd met de vraag naar een alternatief voor traditionele munten. Inmiddels is de samenwerking uitgegroeid tot een nauwe relatie waarbij Tactile verschillende producten levert, variërend van cashless betalingssystemen tot registratie/ticketing, toegangscontrole, CRM en dashboards waarmee Montopinto inzicht krijgt in de data van hun evenementen.
​
Bij aanvang van een festival is ticketing en registratie een van de eerste dingen die snel online moeten zijn. Het is daarom prettig dat het voor onze organisatie gebruiksvriendelijk is om alles zelf in te stellen qua ticketverkoop, hetzelfde geldt voor het registratieformulier waarbij het erg gemakkelijk is om velden toe te voegen. De kracht van het ticketingsysteem van Tactile zit hem in de integratie met de toegangscontrole, waardoor je account direct gekoppeld is aan je persoonlijke bandje en daarmee ook je tegoed.
Afgelopen zomer (2023) hebben we daarnaast voor het eerst gebruikgemaakt van toegangscontrole. De voornaamste reden hiervoor is dat het de afgelopen jaren ingewikkeld was om te zien welke bezoekers toegang hadden tot welke gebieden en of ze op de camping mochten verblijven. We hielden dit nog bij in Excel-sheets. Nu hebben we een centraal systeem waarmee onze crew inzicht hebben en dit automatisch terug geeft bij het scannen van een bandje.
Waarom cashless betalen op evenementen een game changer is
Als alternatief voor munten zijn we een paar jaar geleden overgestapt op het cashless betaalsysteem van Tactile. Het maakt ons leven als organisatie een stuk gemakkelijker. En vooral dat van onze bezoekers doordat betalen aan de bar een stuk sneller gaat, er minder fouten worden gemaakt en men overal kan opwaarderen. Voor ons als organisatie zit de winst vooral in de live data die we in het dashboard kunnen zien, waardoor we het team van runners kunnen aansturen als een bepaalde bar aanzienlijk meer omzet draait dan verwacht.
Langzaam zie je dat er ook op een aantal evenementen pinnen wordt aangeboden. Het nadeel voor ons is dat je dan een aantal functionaliteiten verliest. Daarmee wordt ook de productintegratie bemoeilijkt . “Wij blijven daarom kiezen voor cashless.” Dit wordt mogelijk gemaakt door de leeftijd die het barpersoneel krijgt te zien bij het scannen van het bandje van de bezoeker. In combinatie met een foto verkleint dit de kans op fraude, waardoor we een extra stukje zekerheid kunnen bieden.
Bij het gebruik van een cashless betaalsysteem moet je als organisatie wel een bepaalde mindset hebben. Voorheen kon het zijn dat er ongebruikte munten overbleven, wat als winst voor de organisatie werd beschouwd. Met cashless zie je daarentegen dat doordat het resterende tegoed wordt teruggestort, bezoekers tot op het laatste moment drankjes blijven halen. Zo is de omzet wel hoger dan met munten en bovendien is dit veel sympathieker naar onze bezoekers toe.
We zetten ons in voor duurzaamheid zonder afbreuk te doen aan de ervaring
Als festivalorganisatie vinden we het verminderen van het gebruik van plastic belangrijk. De afgelopen jaren hebben we verschillende initiatieven geprobeerd, zoals recyclebare bekers voor eenmalig gebruik, het scheiden van afvalstromen, het versnipperen van bekers om te kunnen recyclen, of een muntje bij binnenkomst dat als token dient voor een plastic beker. En sinds de zomer van 2023, met de nieuwe regelgeving omtrent single use plastics, is het des te belangrijker dat we een systeem hebben dat bijdraagt aan een duurzamere oplossing. Maar het moet ook niet te complex zijn voor ons als organisatie en voor de bezoeker. Bij Tactile betaal je als bezoeker een extra bedrag voor je beker, en bij het retourneren wordt dit bedrag automatisch weer teruggestort op je balans. De bezoeker krijgt dus zelfs geld terug voor zijn laatste beker! Hierdoor blijven er vrijwel geen bekers op het terrein achter na het evenement!
De evolutie van event planning, data als kracht achter slimme Beslissingen
Het gebruik van data is erg belangrijk voor, tijdens en na het organiseren van Purple. Je kunt precies zien wat je verkoopt en daarmee wat werkt of niet. Dit levert belangrijke inzichten op voor de inkoop voor de daaropvolgende jaren. Zo bleek dat Jack Daniels niet meer populair is onder de doelgroep. Ook kunnen we live zien dat een bar rustig is. Dan kunnen we het personeel elders beter inzetten. Ook is het nodig om de veiligheid van de bezoekers en de gemeente te waarborgen door piekmomenten te analyseren en de beveiliging op het juiste moment in te zetten. Het is prettig voor de bedrijfsvoering om dit minder op gevoel te doen, maar op basis van data weloverwogen keuzes te maken. Dit leidt vaak tot aanzienlijke kostenbesparingen bij personeel en inkoop van producten.
De kunst van een persoonlijke aanpak in de professionele evenementen industrie
Tactile past goed bij ons als organisatie, het is een informele organisatie die altijd bereid is mee te denken en in is voor nieuwe ideeën. Naast onboarding nemen wij ook support op locatie af, met name voor de kassasystemen, zodat wij als organisatie er geen omkijken naar hebben. Het is erg prettig dat Tactile die support biedt bij vele evenementen en advies kan geven over de inzet van de horeca. Samen met hen evalueren we na elk evenement: het is mooi om te zien dat de input over de diensten aan het einde van een evenement serieus wordt genomen. Dat is vaak het volgende jaar terug te zien in de producten.
Wij kijken uit naar het komende jaar om samen met Tactile een geweldig evenement neer te zetten.
