13 aug 2025
De KEI-week: Een vliegende start voor nieuwe studenten in Groningen
Dé introductieweek voor nieuwe studenten in Groningen, jaarlijks starten er maar liefst 5.000 eerstejaarsstudenten in het bruisende centrum van de stad. Daarmee is de KEI-week de grootste introductieweek van Europa en dat alles wordt volledig georganiseerd door studenten.
Wat de KEI-week bijzonder maakt, is haar rijke geschiedenis. Het is een van de oudste introductieweken van Nederland. Oorspronkelijk bedoeld voor universitaire studenten, werd ze eind jaren ’80 uitgebreid met hbo-studenten en dit jaar is voor het eerst ook het mbo volledig betrokken. Een mooie ontwikkeling die de KEI-week toegankelijk maakt voor alle nieuwe studenten in Groningen.
Roland Assies
Bestuur Kei-week 2024
We spreken met Roland, Penningmeester van de KEI-week 2024. Volgens hem ligt de kracht van de KEI-week in de sociale verbondenheid. “Veel studenten komen van buiten de stad en moeten hier echt een nieuw leven opbouwen. Tijdens de KEI-week staan mensen open voor nieuwe vriendschappen. Dat maakt het gelijk gezellig en zorgt voor verbondenheid.”
Naast het sociale aspect is het ook belangrijk dat nieuwe studenten de stad en haar voorzieningen leren kennen. Daarom zijn er 21 subevenementen, variërend van sport, cultuur en kennismakingen met verenigingen tot informatieve sessies. De week begint met een knallend openingsfeest op maandag en biedt daarna volop afwisseling, zoals karaoke op dinsdag, een openluchtbioscoop voor studenten en bewoners van de stad, en het informatieve ‘Lust, Love & Lounge’-programma waarbij de GGD voorlichting geeft over seksualiteit en drugsgebruik.
Groningen is een populaire studentenstad, óók voor internationale studenten. Het KEI-bestuur houdt hier rekening mee door onder andere korte lezingen te organiseren over praktische zaken zoals het openen van een bankrekening, zodat ook zij probleemloos kunnen meedoen aan het studentenleven, inclusief een drankje met hun nieuwe studievrienden.
Van nul ervaring naar een groot evenement organiseren
We spreken Roland over zijn ervaringen als penningmeester en hoe het was om dit te doen met weinig tot geen ervaring in deze branche. Na zijn bachelor besloot Roland een tussenjaar te nemen om zich volledig op de KEI-week te richten. “Het begint rustig, maar in januari komt alles in een stroomversnelling. Je start met brainstormen, vervolgens moet je begrotingen goedkeuren, vergunningen aanvragen, leveranciers zoeken en artiesten boeken. In mei begint het echt als de inschrijvingen starten, dit was een spannend moment.” Naast dat hij verantwoordelijk was voor alle financiële zaken, vond hij het vooral leuk om betrokken te zijn en mee te denken.
Eenmaal Tactile altijd Tactile
Omdat elk jaar een nieuw bestuur wordt gekozen, werkt de KEI-week met vaste leveranciers om kennis en ervaring te behouden. Zo ook met Tactile. Zes jaar geleden stapte de organisatie over op een cashless systeem, vanwege de nadelen van munten. Sindsdien kijken we niet meer om vertelt Roland.
“Het grote voordeel van werken met een vaste partij als Tactile is dat je toegang hebt tot waardevolle data,” legt Roland uit. “We konden precies zien wat de omzet en kosten waren en daarmee realistische begrotingen opstellen.” De organisatie gebruikt verschillende diensten van Tactile, zoals registratie, ticketing, toegangscontrole, CRM en een gesloten cashless betaalsysteem. De event-app is wel in eigen beheer ontwikkeld, maar dankzij een API kunnen bezoekers toch eenvoudig saldo opwaarderen.
Het systeem werkt simpel: deelnemers melden zich vooraf aan en ontvangen een QR-code. Op de eerste dag scannen ze die om een gepersonaliseerd polsbandje te krijgen, waarmee ze toegang hebben tot het terrein en kunnen betalen. Is het saldo op? Dan kunnen ze via de app of het Tactile-portaal direct opwaarderen.
Flexibel schakelen bij onverwachte situaties
Natuurlijk gaat niet alles altijd volgens plan. Roland vertelt dat er op dinsdag noodweer werd voorspeld, waardoor het evenement letterlijk in het water viel. “We moesten snel schakelen en kijken hoe we de schade konden beperken." "Dankzij het systeem van Tactile zagen we direct hoeveel het omzetverlies was, en besloten we in de kosten te snijden zodat we toch uitkwamen met het budget.”
Naast de data-analyse waardeert Roland vooral de ontzorging tijdens de drukke week. “Het is fijn dat Tactile verantwoordelijk is voor het plaatsen van het materiaal en het operationeel houden van het systeem. Dat scheelt ons enorm veel werk.” Eén uitdaging blijft wel: externe bezoekers, zoals buurtbewoners, kunnen niet met het bandje betalen en moeten een anonieme betaalpas ophalen. Dat zorgt soms voor verwarring. Gelukkig kunnen zij sinds vorig jaar ook gewoon pinnen.
Een waardevolle ervaring
Inmiddels is het een jaar geleden dat Roland Penningmeester was, maar hij kijkt tevreden terug. Dit jaar helpt hij nog mee als support medewerker, onder andere met het beantwoorden van telefonische vragen en het ondersteunen van het huidige bestuur.
“Het was een ontzettend leerzame periode. Je leert echt verantwoordelijkheid nemen, omgaan met verschillende meningen en beslissingen nemen waar je achteraf trots op bent. Ik kijk terug op een prachtige tijd en hoop dat de KEI-lopers van dit jaar het net zo hebben ervaren. Hopelijk zijn ze op een leuke manier in contact gekomen met de stad, hun medestudenten en de vele verenigingen, en is dit het begin van een fantastische studententijd.”
