1 juli 2025
Je bent zo sterk als je partners, hoe Vindicat haar lustrum professioneel aanpakt.
Door de samenwerking met Tactile heeft Intreeweek van de Universiteit van Amsterdam, een grootschalig evenement met meer dan 4000 studenten, hun evenementenbeheer en communicatie kunnen optimaliseren met geavanceerde toegangscontrole en cashless betalingsmogelijkheden. Dit heeft niet alleen de organisatie efficiënter gemaakt, maar ook de ervaring van de bezoekers aanzienlijk verbeterd.
In de zomer van 2025 staat Groningen twee weken lang in het teken van een bijzonder jubileum: het 210-jarig bestaan van Vindicat atque Polit. Als oudste studentenvereniging van Nederland markeert Vindicat dit lustrum met een grootschalige viering, verspreid over veertien dagen en meerdere locaties. De festiviteiten vinden plaats van 11 tot en met 24 juli en omvatten een rijk programma met traditie, verbinding en vooruitgang als rode draad.
Tarik Meijer
Bestuur Lustrum - Fiscus I
Een rijk programma waarin verleden, heden en verbinding samenkomen.
Achter de schermen wordt al maandenlang intensief gewerkt aan de organisatie. Tarik Meijer, penningmeester van het lustrumbestuur, besloot een tussenjaar te nemen tussen zijn bachelor bedrijfskunde en master finance om zich volledig te kunnen richten op de voorbereiding. Voor hem is dit het eerste project van dergelijke omvang. Mede daarom is gekozen voor een duidelijke structuur binnen het bestuur, ondersteund door verschillende subcommissies die elk verantwoordelijk zijn voor specifieke dagen of onderdelen van het programma.
​​​De opzet van het lustrum is complex: elk evenement vereist eigen logistiek, programmering en uitvoering. Zo is er onder meer een openingsfeest met een musical, een familiedag, een reünistendag met traditionele elementen zoals koetsritten en speeches, een Diepen concert voor Groningse stadsgenoten, en een slotdag die het lustrum feestelijk afsluit. Het thema ‘Vereend Vooruit’ onderstreept de ambitie van de vereniging om te verbinden, samen te bouwen en vooruit te kijken.
Sterker door samenwerking: de kracht van ons netwerk en partners
Professionele partners spelen een sleutelrol in het slagen van het lustrum. Dankzij samenwerkingen met partijen als Heineken, verantwoordelijk voor de drankvoorziening, bar inrichting en aankleding, en Mangrove Group, die ondersteuning biedt bij de bar, kon het lustrumbestuur rekenen op deskundige begeleiding. Deze partners dragen niet alleen bij met hun diensten, maar bieden ook waardevol advies op basis van ervaring in de evenementenbranche.
​
Een grote uitdaging in de aanloop naar het lustrum was het vinden van geschikte locaties. Studentenorganisaties worden niet altijd direct serieus genomen in professionele kringen, geeft Tarik aan. De betrokkenheid van oud-leden bleek hierbij doorslaggevend: via hun netwerk werd toegang verkregen tot locaties die anders buiten bereik zouden blijven.
​
Technologie vormt eveneens een onmisbare schakel binnen de organisatie. Voor het betalingsverkeer en de bezoekers communicatie is gekozen voor het systeem van Tactile. Na rondvragen bij andere studentenorganisaties werd Tactile regelmatig als aanbeveling genoemd. Bezoekers krijgen een persoonlijke betaalkaart of cashcard, waarmee ze tijdens het lustrum volledig digitaal kunnen betalen. “Munten of contant geld waren voor ons simpelweg geen optie,” stelt Tarik. “Met deze oplossing hebben wij als organisatie realtime inzicht in de omzet, zijn er minder menselijke fouten, en hoeven bezoekers hun portemonnee niet mee te nemen.” Leden die gedurende hun studententijd geld gespaard hebben voor het lustrum, kunnen dit op een veilige manier besteden via het systeem, zonder contant geld of fysieke munten.
Ook biedt Tactile pin-systemen voor de externe dagen waar ook de verwachting is dat Stadjers (Groningse benaming voor een bewoner van de stad Groningen) langskomen. Gezien dit om een doorstroom locatie gaat werkt een closed-loop systeem dan minder goed, het was voor ons essentieel een partner te vinden die daarom ook pinnen als betaaloptie heeft.
Daarnaast wordt ook de event app van Tactile gebruikt. Dit geïntegreerde systeem maakt het mogelijk om gericht en efficiënt te communiceren met de leden, bijvoorbeeld bij programma veranderingen of praktische mededelingen. Ook biedt de app inzicht in het persoonlijke programma, notificaties en een overzicht van de persoonlijke wallet. Het biedt voordelen om dit allemaal van een partij af te nemen, dan weet je zeker dat het straks snel en gestroomlijnd werkt.
Een waardevolle herinnering voor zowel leden als bestuur.
Wat Tarik tot nu toe vooral geleerd heeft? “Laat dingen op je afkomen, en probeer stap voor stap overzicht te houden. Je moet kunnen schakelen en soms beslissingen nemen waar je niet op voorbereid was. En ja, ook als student moet je stevig in je schoenen staan in professionele overleggen. Als penningmeester wil ik dit lustrum natuurlijk financieel zorgvuldig afronden: geen schulden, geen overschotten. Tegelijkertijd vind ik het belangrijk dat ik met een goed gevoel terugkijk op deze tijd, wanneer ik straks mijn masterstudie in Amsterdam vervolg."
Als we hem vragen wat hij hoopt dat bezoekers zullen meenemen uit het lustrum, hoeft hij niet lang na te denken. “Voor de reünisten hoop ik dat ze zich weer even student voelen. Dat ze herinneringen ophalen en zien wat we voor elkaar betekenen. En voor de actieve leden? Dat dit een ervaring wordt die ze nooit vergeten.”
